Setiap buku yang terbit adalah bagian dari ingatan bersama sebuah bangsa. Agar karya tidak hilang ditelan waktu, banyak negara mewajibkan penerbit menyerahkan salinan terbitannya kepada perpustakaan nasional atau lembaga deposit. Kewajiban ini dikenal sebagai serah simpan karya atau legal deposit. Artikel ini menjelaskan mengapa serah simpan penting, bagaimana ketentuannya di Indonesia dan di negara lain, serta bagaimana penerbit dapat mencatat bukti penyerahannya melalui menu E-Deposit di QRSBN.
Apa itu serah simpan karya?
Serah simpan karya adalah penyerahan salinan karya yang telah diterbitkan kepada lembaga yang ditunjuk negara untuk dihimpun, dilestarikan, dan didayagunakan. Karya yang dimaksud tidak terbatas pada buku cetak, tetapi juga dapat mencakup karya rekam dan terbitan digital, sesuai ketentuan di masing-masing negara.
Bagi penerbit, serah simpan bukan sekadar urusan administrasi. Karya yang tersimpan di koleksi nasional tetap dapat ditemukan dan dirujuk oleh peneliti, pustakawan, dan pembaca, bahkan lama setelah stoknya habis di pasaran.
Mengapa serah simpan penting bagi penerbit?
- Melestarikan karya. Salinan yang tersimpan di lembaga deposit dirawat sebagai bagian dari khazanah nasional, sehingga karya Anda tetap ada meskipun arsip penerbit rusak atau hilang.
- Membangun rekam jejak. Bukti penyerahan menunjukkan bahwa penerbit menjalankan kewajibannya dengan tertib. Hal ini memperkuat kepercayaan penulis, mitra, dan lembaga lain.
- Memudahkan penelusuran. Koleksi deposit menjadi sumber rujukan bagi bibliografi nasional, sehingga karya lebih mudah dikenali dan ditemukan.
- Mematuhi aturan. Di banyak negara serah simpan adalah kewajiban hukum. Menjalankannya berarti penerbit bekerja sesuai regulasi yang berlaku.
Ketentuan serah simpan di Indonesia
Di Indonesia, serah simpan diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Penyerahan kepada Perpustakaan Nasional kini dilayani secara daring melalui aplikasi SAKEDAP milik Perpustakaan Nasional, baik untuk koleksi digital maupun untuk pengiriman koleksi fisik.
Ketentuan rinci, seperti jenis karya yang wajib diserahkan, jumlah salinan, dan waktu penyerahan, mengikuti peraturan yang berlaku serta petunjuk Perpustakaan Nasional. Selalu rujuk sumber resmi tersebut agar informasi yang Anda gunakan tetap mutakhir.
Penerbit di luar Indonesia
Aplikasi SAKEDAP hanya berlaku untuk penyerahan ke Perpustakaan Nasional Indonesia. Penerbit dari negara lain mengikuti regulasi legal deposit di negaranya masing-masing, biasanya melalui perpustakaan nasional atau lembaga deposit yang ditunjuk. Setelah menyerahkan karya, simpan tanda terima atau bukti resmi dari lembaga tersebut untuk diunggah ke QRSBN.
Peran QRSBN dalam mencatat serah simpan
QRSBN tidak menggantikan proses serah simpan ke perpustakaan nasional. Penyerahan tetap dilakukan langsung oleh penerbit kepada lembaga yang berwenang. QRSBN membantu penerbit mencatat bukti penyerahan tersebut, sehingga status serah simpan setiap buku tersusun rapi di satu tempat.
Langkah mengunggah bukti di menu E-Deposit
- Masuk ke akun penerbit QRSBN dan buka menu E-Deposit.
- Pilih buku yang sudah tervalidasi dan telah Anda serahkan ke lembaga deposit.
- Unggah bukti penyerahan dalam bentuk berkas PDF, JPG, atau PNG.
- Tambahkan catatan bila perlu, misalnya keterangan singkat tentang penyerahan tersebut.
- Kirim bukti, lalu tunggu hasil verifikasi dari tim QRSBN.
Hasil verifikasi
Tim QRSBN memeriksa setiap bukti yang masuk. Bila bukti diterima, tanggal penerimaan tercatat dan penerbit mendapat notifikasi. Bila bukti ditolak, tim menyertakan alasannya, dan penerbit dapat memperbaiki lalu mengunggah ulang bukti yang sesuai.
Bukti apa yang sebaiknya diunggah?
Untuk penerbit di Indonesia, bukti yang paling disarankan adalah:
- PDF Tanda Terima resmi dari SAKEDAP, yang dapat diambil melalui menu Koleksi Diterima, lalu Tanda Terima; atau
- Label Pengiriman Koleksi Fisik yang diterbitkan oleh SAKEDAP.
Kedua dokumen tersebut memuat QR yang dibaca secara otomatis oleh sistem QRSBN, sehingga verifikasi berjalan lebih cepat. Foto atau tangkapan layar tetap diterima, tetapi diperiksa secara manual sehingga dapat membutuhkan waktu lebih lama. Pastikan gambar jelas, tidak terpotong, dan memuat informasi buku yang bersangkutan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah mengunggah bukti ke QRSBN sudah memenuhi kewajiban serah simpan?
Tidak. Kewajiban serah simpan dipenuhi dengan menyerahkan karya kepada perpustakaan nasional atau lembaga deposit yang berwenang. QRSBN hanya menerima dan mencatat bukti penyerahan yang Anda unggah.
Buku saya belum tervalidasi. Bisakah saya mengunggah bukti?
Menu E-Deposit diperuntukkan bagi buku yang sudah tervalidasi di QRSBN. Selesaikan dulu proses validasi buku, kemudian unggah bukti penyerahannya.
Bukti saya ditolak. Apa yang harus dilakukan?
Baca alasan penolakan dari tim QRSBN, siapkan bukti yang sesuai, lalu unggah ulang melalui menu yang sama. Menggunakan PDF Tanda Terima resmi biasanya membantu verifikasi berjalan lancar.
Saya penerbit di luar Indonesia. Bukti apa yang dipakai?
Unggah tanda terima atau bukti resmi dari perpustakaan nasional atau lembaga deposit di negara Anda, sesuai regulasi yang berlaku di sana.
Penutup
Serah simpan menjaga karya Anda tetap tercatat dan lestari. Jadikan penyerahan sebagai kebiasaan setiap kali buku terbit, simpan tanda terimanya, lalu unggah ke menu E-Deposit agar statusnya tercatat rapi. Informasi lebih lanjut tersedia di qrsbn.org, dan pertanyaan dapat dikirim ke info@qrsbn.org.
